La durée moyenne d’utilisation d’un ERP en Suisse est de 18 ans et Acabus représente 17% du parc ERP suisse selon It Markt.
Comment expliquer ces chiffres ? Une information de stock, de lot ou d’expédition transmise trop tard peut rompre le lien entre l’article physique et sa commande. Le WMS, ou logiciel de gestion d’entrepôt, exécute les mouvements physiques tandis que l’ERP conserve les données commerciales et de gestion.
Une intégration ERP pour le suivi des lots et des numéros de série doit donc définir les données et les contrôles nécessaires, de la réception au retour.
Galexis, filiale de Galenica a atteint un taux d'automatisation de plus de 70 %, jusqu’à 5 fois plus rapide, avec environ 10'000 références dans son centre logistique de Lausanne-Écublens après l'introduction d'un nouveau système SAP en 2025. Cette transformation a également renforcé la traçabilité des lots et le contrôle des expéditions.
Cette approche concerne aussi les flux entre la Suisse, la France et l’Union européenne. Le WMS d’Emaloja permet de gérer les stocks et de suivre les commandes en temps réel.
Lots et numéros de série : deux niveaux de traçabilité à distinguer
La différence entre suivi unitaire et suivi par groupe détermine la précision attendue de l’intégration [1].
Le suivi par lot
Un lot regroupe des articles qui partagent des attributs, comme une date de fabrication ou un numéro de lot. Il permet de suivre les dates d’expiration, les mouvements et les rappels portant sur un groupe.
Ce modèle convient lorsque l’entreprise doit isoler un ensemble homogène. Chaque mouvement doit alors conserver l’identifiant du lot concerné.
À noter que depuis juillet 2026, les fabricants et importateurs doivent enregistrer certains dispositifs médicaux dans la base de données suisse swissdamed. Ils ont jusqu'à fin décembre 2026 pour effectuer cet enregistrement.
Le suivi par numéro de série
Un numéro de série identifie un article précis et permet de suivre son cycle de vie. Il sert notamment à retrouver une unité lors d’un retour, d’un contrôle qualité ou d’un rappel.
L’ERP et le WMS doivent préserver cette identité individuelle dans chaque transaction. Le périmètre technique doit confirmer les formats que les deux systèmes acceptent.
📋 Critère
📦 Lot
🔢 N° de série
🔄 ERP–WMS
📋 Unité tracée
📦 Groupe d’articles
🔢 Article individuel
🔄 Définir l’unité à isoler
📋 Données d’identification
📦 Lot, attributs communs, expiration éventuelle
🔢 Identifiant unique
🔄 Mapper les champs dans les deux systèmes
📋 Cas d’usage opérationnels
📦 Expiration, qualité, rappel groupé
🔢 Cycle de vie, retour, rappel ciblé
🔄 Conserver l’identifiant pendant chaque mouvement
📋 Niveau de précision requis
📦 Groupe
🔢 Unité
🔄 Adapter les contrôles à la référence
Définissez la règle de traçabilité pour chaque référence produit avant de configurer les flux.
Quelles données synchroniser entre l’ERP et le WMS
Le mapping, c’est-à-dire la correspondance entre les champs, doit couvrir :
- SKU et description produit
- Lot, numéro de série et date d’expiration
- Quantité, emplacement et statut de stock
- Commande et statut d’expédition
- Numéro de suivi
- Statut de retour et motif d’ajustement
Attribuez chaque donnée à une source de référence : ERP, WMS ou système tiers. Cette responsabilité évite que plusieurs applications maintiennent des versions différentes. Tout changement de stock, d’emplacement ou de statut doit conserver son lien avec le lot ou le numéro de série.
Le WMS d’Emaloja apporte visibilité et automatisation aux opérations de supply chain. Avant le paramétrage, vérifiez que les fiches produit contiennent les identifiants requis, que les commandes portent des statuts exploitables et que les stocks ont des emplacements et états définis.
Du quai de réception au retour : le flux de traçabilité à concevoir
Le flux cible suit cet ordre :
- Réception des marchandises
- Contrôle et capture du lot ou du numéro de série
- Affectation à un emplacement
- Synchronisation de la disponibilité
- Allocation à une commande
- Prélèvement
- Emballage
- Expédition
- Mise à jour du statut
- Retour, puis remise en stock ou blocage
Réception, contrôle et mise en stock
À la réception, l’intégration associe la référence, la quantité, le lot ou numéro de série et l’emplacement. Elle ajoute la date d’expiration lorsque le produit l’exige.
Le contrôle doit rejeter ou signaler un identifiant absent, invalide ou déjà utilisé. La disponibilité ne change qu’après l’enregistrement du mouvement attendu.
Allocation, préparation et expédition
L’allocation et le prélèvement conservent l’identifiant de traçabilité. L’entreprise peut ainsi relier l’article préparé à la commande, au colis et à l’expédition.
À l’expédition, le WMS rattache le statut et le numéro de suivi à la commande. Le WMS d’Emaloja permet un suivi des commandes et des stocks en temps réel.
Rappel, retour et réconciliation
Un rappel doit permettre de retrouver les commandes, expéditions et retours liés à l’identifiant recherché. Pour un retour, le contrôle décide si l’article rejoint le stock disponible, un stock bloqué ou le contrôle qualité.
Scénario illustratif : une référence sérialisée vendue en Suisse revient à l’entrepôt. Le numéro de série relie le retour à l’expédition initiale, tandis que le statut de retour documente la décision prise. La réconciliation vérifie ensuite que l’ERP et le WMS présentent le même état.
Définir le périmètre technique de l’intégration
Interfaces, fréquence et règles de synchronisation
Évaluez l’API, l’EDI et le connecteur selon les systèmes concernés. Le choix dépend des formats disponibles, des volumes et des contraintes d’exploitation.
Pour chaque échange, définissez l’événement déclencheur, la fréquence, le sens de circulation et la confirmation de réception. Fixez aussi la priorité applicable lorsque deux systèmes modifient simultanément une donnée.
Les solutions Emaloja peuvent relier l’e-commerce aux logiciels de gestion des stocks et automatiser les commandes, la préparation et l’expédition. Le périmètre reste à valider pour chaque ERP et chaque règle de traçabilité.
Gestion des écarts et piste d’audit
Les erreurs doivent être détectables, journalisées et affectées à un responsable. La piste d’audit doit inclure :
- Identifiant de transaction et horodatage
- Systèmes émetteur et destinataire
- Utilisateur ou processus à l’origine du mouvement
- Statut de traitement
Avant le cadrage, rassemblez l’ERP et le WMS concernés, le catalogue, les règles de lot ou de série, les volumes de commandes, les entrepôts et les canaux. Ajoutez les formats d’échange, les exceptions existantes et les responsables des données.
Validez le mapping et les scénarios d’exception sur un échantillon de commandes avant le déploiement.
Spécificités suisses et flux entre la Suisse, la France et l’Union européenne
Les opérations suisses doivent intégrer les commandes multicanales, les données produit utiles aux formalités douanières et les relais entre entrepôts ou transporteurs. Les besoins douaniers et linguistiques varient selon les marchandises, les marchés et les partenaires.
Emaloja dispose d’entrepôts en Suisse et en France. Son WMS est conçu pour la logistique du commerce en ligne en Suisse, en France et en Europe. Il prend aussi en charge le dédouanement et l’étiquetage conforme.
À chaque passage de relais, le lot ou numéro de série doit rester associé à la commande, au colis, au statut douanier pertinent et au retour éventuel.
Questions fréquentes sur l’intégration ERP–WMS et la traçabilité
Oui, si le périmètre confirme la présence des champs correspondants dans l’ERP, le WMS et les échanges. Testez aussi la longueur, le format et les caractères acceptés pour éviter le rejet d’un identifiant.
La visibilité dépend de mises à jour automatiques et d’un traitement organisé des exceptions. Le WMS d’Emaloja propose des mises à jour automatiques de l’inventaire, mais les équipes doivent aussi surveiller les échanges suspendus ou rejetés.
Préparez les accès techniques, formats de données, statuts utilisés et historiques nécessaires à la validation. Documentez aussi les environnements de test et les règles d’autorisation, puis demandez à Emaloja un cadrage technique du flux ERP–WMS.
En résumé : une traçabilité conçue avant d’être automatisée
Choisissez le niveau de traçabilité, désignez le propriétaire de chaque donnée et testez les exceptions du flux complet. Vous obtenez ainsi une gestion centralisée et cohérente, de la réception à l’expédition puis au retour, tout en conservant un processus pour traiter les écarts.
Faites analyser votre périmètre ERP–WMS, les données à synchroniser et les flux entre la Suisse, la France et l’Union européenne avant le déploiement.